Medewerkers kunnen digitaal incidenten melden in het SPAR-managementsysteem. Ze doen dat op een standaardformulier. De melding komt daarna binnen bij de leden van de VIM-commissie. Zij analyseren het incident en destilleren door middel van het maken van een oorzakenboom de basisoorzaken ofwel SPAR's. Deze SPAR's worden ingevoerd in het systeem waarna er automatisch een bericht naar de afdelingsmanager gaat. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de te nemen interventies om de risico's te beteugelen. Interventies worden geregistreerd in het systeem en aan de hand van een kleurcodering wordt duidelijk welke status een risico heeft.
Rood: er zijn nog geen interventies ondernomen
Oranje: er zijn interventies gestart
Groen: met de genomen interventies is het risico geëlimineerd dan wel geminimaliseerd. Wanneer een risico binnen een bepaalde tevoren afgesproken termijn niet afdoende is afgehandeld gaat er vanuit het systeem automatisch een bericht naar de bovenliggende managementlaag. Ook hier een bepaalde periode beschikbaar om het risico aan te pakken. Indien deze termijn overschreden wordt gaat er een bericht naar de Raad van Bestuur. Het SPAR-managementsysteem is een webbased applicatie en geprogrammeerd onder open source licentie. Daardoor is het voor iedereen vrij beschikbaar en kostenloos te gebruiken.  Voor medewerkers is het systeem bereikbaar via een eigen username en password. Het aantal gebruikers is ongelimiteerd en niet gebonden aan licenties en extra kosten.